A Tamási Városi Művelődési Központban tartottak előzetes egyeztetést a IX. Trófea Fesztivál zökkenőmentes lebonyolítása érdekében. A Péter Csaba (Tamási Polgárőr Egyesület, elnök) által kezdeményezett megbeszélésen jelen voltak a művelődési központ, a katasztrófavédelem, a rendőrség, a polgárőrség, az önkormányzat, a Közútkezelő Kht, valamint a Gyulaj Zrt. képviselői is.

Péter Csaba szerint idén a forgalmi rend változásokra, a táblák kihelyezésére, a menekülő útvonalak szabadon tartására, valamint a parkolók kialakítására kell nagyobb hangsúlyt fektetni. A rendezvény egyre nagyobb tömeget vonz, ez által a szervezőknek egyre több elvárásnak kell megfelelniük.

A megbeszélés során elhangzott, a hogy a rendőrség is nagyobb erőkkel lesz jelen az eseményen, a fokozott polgárőr jelenlét mellett. A katasztrófa védelem képviselője elmondta a feltételeket a rendezvénnyel kapcsolatban, és minden olyan biztonsági intézkedésre felhívta a rendezők figyelmét, amely egy ekkora volumenű fesztiválon elvárás.

A polgárőr egyesület elnöke javasolta, hogy a Tamási táj havi lapban - lehetőleg már áprilisban - hívják fel a lakosság figyelmét a forgalmi rend változásokról, amely különösen fontos a Miklósváron élők számára.

A megbeszélés végén a résztvevők megegyeztek abban, hogy a június 6-ai IX. Trófea fesztivál sikerességének érdekében minden érintett szervező, lebonyolító munkatervet készít, melyet március 20-án újra egyeztetnek, majd véglegesítenek.